Datenschutzerklärung

für die Website www.laufgelage.de und die Anmeldeplattform des Laufgelage

Stand: 08.10.2026

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der

VWI-Hochschulgruppe Erlangen-Nürnberg e.V.
c/o Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, Technische Fakultät
Cauerstraße 7, 91058 Erlangen
eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichts Fürth unter VR 200019, vertreten durch den Vorstand.

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@laufgelage.de. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir hierzu nach unserer Prüfung nicht verpflichtet sind (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).

Diese Erklärung gilt für unsere Website www.laufgelage.de, für die Anmeldeplattform unter anmelden.laufgelage.de (die Adressen www.anmelden.laufgelage.de und www.laufgelage.de/anmelden leiten dauerhaft dorthin um) und für die Durchführung des Laufgelage. Wir verwenden „Sie“ für alle Personen, deren Daten wir verarbeiten; „Teilnehmer“ meint Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Für die Anmeldung brauchen wir Ihre Kontaktdaten, Ihre Kochadresse und einige Angaben für die Verteilung der Teams. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme nicht möglich.
• Das Laufgelage funktioniert nur, wenn die Teams einander finden: Wenn Sie Gastgeber sind, erfahren die Teams, die zu Ihnen kommen, Ihren Teamnamen, den Namen des Teammitglieds, dem die Adresse gehört, Ihre Adresse mit Stockwerk und Klingelschild und Ihre Telefonnummer. Wenn Sie Gast sind, erfährt das Team, das für Sie kocht, Ihren Teamnamen, Ihre Vornamen und Telefonnummern und, zusammengefaßt für beide Gastteams, Angaben zu Essgewohnheiten und Alkohol.
• Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten und Vorlieben sind freiwillig. Sie gehen nur mit ausdrücklicher Einwilligung an das Team, das für Sie kocht.
• Die Plattform betreibt ein Dienstleister in unserem Auftrag. Datenbank und Anwendungslogik laufen in der EU; einzelne technische Dienste nutzen Anbieter, bei denen Daten in die USA gelangen können (Abschnitte 6 und 11). Gezahlt wird über PayPal.
• Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein.
• Die Veranstaltungsdaten löschen wir spätestens acht Wochen nach dem Laufgelage, Allergieangaben schon nach 14 Tagen.
• Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch und können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Abschnitt 13).

3. Besuch unserer Website

3.1 Bereitstellung der Website und Server-Protokolle

Wenn Sie www.laufgelage.de aufrufen, übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten an den Server: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer), Browsertyp und -version, Betriebssystem und die übertragene Datenmenge. Wir verarbeiten diese Daten, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO). Unser Webhoster speichert die Zugriffsprotokolle sechs Wochen und die Fehlerprotokolle fünf Tage (höchstens 100.000 Einträge); danach werden sie gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Die Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, betrieben, der die Daten in unserem Auftrag verarbeitet (Art. 28 DSGVO).

3.2 Keine Analyse, keine Werbung

Wir setzen auf der Website keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge ein und speichern keine Informationen in Ihrem Endgerät, die für den Betrieb der Website nicht unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Schriftarten, Bilder und das Video auf der Startseite liefern wir von unserem eigenen Server aus. Die Website ist mit WordPress erstellt; für das Kontaktformular, den E-Mail-Versand, Weiterleitungen, die Mehrsprachigkeit (Polylang) und einen Countdown setzen wir Erweiterungen ein, die auf unserem Webspace laufen. Die Sprache der Website ergibt sich aus der Adresse der Seite; die Erweiterung für die Mehrsprachigkeit setzt kein Cookie. Sollten wir künftig einwilligungsbedürftige Dienste einsetzen, holen wir Ihre Einwilligung vorher über ein Einwilligungsfenster ein und ergänzen diese Erklärung.

3.3 Verbindung über HTTPS

Die Website und die Anmeldeplattform sind ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS/TLS) erreichbar.

3.4 Verweise auf soziale Netzwerke

Unsere Website verweist auf unsere Auftritte bei Instagram und LinkedIn und auf eine WhatsApp-Community. Es handelt sich um einfache Links; beim Besuch unserer Website werden keine Daten an diese Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Sie zum jeweiligen Anbieter, der dann selbst für die Verarbeitung verantwortlich ist (Abschnitt 9).

3.5 Karte des Einzugsgebiets

Auf der Startseite zeigen wir das Einzugsgebiet des Laufgelage als Bild, das wir von unserem eigenen Server ausliefern. Beim bloßen Aufruf unserer Website erhält Google keine Daten. Erst wenn Sie das Bild oder den Link anklicken, öffnet sich die Karte bei Google My Maps (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) in einem neuen Tab; für die Verarbeitung dort ist Google selbst verantwortlich, und es können Daten in die USA übermittelt werden (Abschnitt 11).

4. E-Mails zu Ihrem Laufgelage und Newsletter

Zu dem Laufgelage, zu dem Sie angemeldet sind, erhalten Sie von uns E-Mails mit Informationen zum Ablauf, zu Ihrer Route, zu Änderungen und zur Abschlußveranstaltung. Diese E-Mails gehören zur Durchführung des Teilnahmevertrags (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO); sie enthalten keine Werbung und lassen sich deshalb nicht abbestellen. Informationen über künftige Laufgelage senden wir Ihnen dagegen nur, wenn Sie den Newsletter bestellt haben.

Bei der Anmeldung zum Laufgelage können Sie durch Setzen eines Hakens einwilligen, daß wir Sie per E-Mail über künftige Laufgelage und den Beginn ihrer Anmeldung informieren (Newsletter). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO). Damit niemand fremde Adressen einträgt, erhält die Person, die den Haken gesetzt hat, eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link, mit dem sie die Einwilligung bestätigt; wir nehmen nur Personen in den Verteiler auf, die den Link selbst anklicken. Die mitangemeldete Person kann den Newsletter in ihrem Self-Service-Bereich (Abschnitt 5.7) bestellen und erhält dann ebenfalls eine Bestätigungs-E-Mail, die sie bestätigen muß. Anfragen, die nicht bestätigt werden, löschen wir nach 30 Tagen; bis dahin speichern wir die Anfrage mit E-Mail-Adresse und Zeitpunkt, um den Bestellvorgang nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO, bei der Person, die den Haken gesetzt hat, daneben lit. a). Wir speichern die E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Einwilligung und der Bestätigung und den Wortlaut der Einwilligung.

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder Nachricht, über die Abmeldeschaltfläche Ihres E-Mail-Programms oder mit einer E-Mail an datenschutz@laufgelage.de. Wir speichern Ihre Adresse bis zum Widerruf und die Nachweise über die Einwilligung danach noch drei Jahre, um nachweisen zu können, daß wir die Einwilligung hatten (Art. 7 Abs. 1, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO). Die Benachrichtigungen versenden wir über die Anmeldeplattform (Abschnitt 6).

5. Anmeldung und Teilnahme am Laufgelage

5.1 Welche Angaben wir erheben

Pflichtangaben je Person: Vorname, Nachname, Alter, Hochschule, Fachbereich oder Studiengang, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Essgewohnheiten (Auswahl ohne Angabe von Gründen: vegan, vegetarisch, auch Fleisch/Fisch), Getränkewunsch: mit oder ohne Alkohol (ohne Angabe von Gründen), Angabe, ob das Essen scharf sein darf.

Pflichtangaben je Team: Teamname, Kochadresse mit Stockwerk, Name am Klingelschild und Hinweise zum Zugang, Angabe, wem die Adresse gehört, Wohnsituation (eigene Wohnung, Wohngemeinschaft, Wohnheim), Angaben zu einer gemeinsam genutzten Küche (Doppelbelegung) einschließlich eines gemeinsamen Kennworts, mit dem sich Teams mit derselben Küche einander zuordnen lassen, und die gewählte Sprache.

Freiwillige Angaben: Geschlecht, wie Sie auf das Laufgelage aufmerksam geworden sind, Allergien, Unverträglichkeiten und Vorlieben in einem gemeinsamen Freitextfeld (Abschnitt 5.4), ein Geschenk- oder Rabattcode, die Einwilligungen nach Abschnitt 4, 5.10 und 7.

Aus der Kochadresse berechnen wir Koordinaten und den Stadtteil, um die Wege zu planen und zu prüfen, ob die Adresse im Veranstaltungsgebiet liegt.

5.2 Wozu wir die Angaben verwenden und auf welcher Grundlage

Zweck	Rechtsgrundlage
Abschluß und Durchführung des Teilnahmevertrags: Bestätigung, Warteliste, Verteilung der Teams auf Gänge und Routen, Versand der Routen und organisatorischen Hinweise, Tickets und Einlaß, Abmeldung und Erstattung	Vertrag (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO)
Prüfung des Mindestalters von 18 Jahren und Zusammenführung von Teams ähnlichen Alters; Durchmischung der Studiengänge	Vertrag (lit. b)
Freiwillige Angabe des Geschlechts für unsere anonyme Statistik; sie wird für die Verteilung nicht verwendet	Einwilligung (lit. a)
Freiwillige Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind, zur Auswertung unserer Werbung, nur in zusammengefaßter Form	Einwilligung (lit. a)
Allergien, Unverträglichkeiten und Vorlieben (Freitextfeld)	ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), Abschnitt 5.4
Abgleich mit der Sperrliste	berechtigtes Interesse (lit. f), Abschnitt 5.9
Buchhaltung und steuerliche Aufbewahrung der Zahlungsbelege	rechtliche Verpflichtung (lit. c) in Verbindung mit § 147 AO
Nachweis erteilter Einwilligungen; Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen	berechtigtes Interesse (lit. f)
Anonymisierte Auswertung nach der Veranstaltung (Teilnehmerzahlen, Altersgruppen, Studiengänge, Stadtteile), um künftige Laufgelage zu planen	berechtigtes Interesse (lit. f); die Auswertung enthält keine Namen, Kontaktdaten, Adressen oder Freitexte, und Gruppen mit weniger als fünf Personen werden zusammengefaßt

5.3 Wenn Sie Ihre Teampartnerin oder Ihren Teampartner mit anmelden

Meldet ein Teammitglied das Team an, erhalten wir die Angaben der anderen Person von ihm (Art. 14 DSGVO). Bitte informieren Sie Ihre Teampartnerin oder Ihren Teampartner vorher über die Anmeldung und über diese Datenschutzerklärung. Beide Teammitglieder erhalten die Anmeldebestätigung, bei einer Anmeldung auf die Warteliste die Wartelistenmitteilung, an ihre eigene E-Mail-Adresse, mit einem Hinweis auf diese Erklärung; spätestens damit stellen wir auch der mitangemeldeten Person diese Informationen zur Verfügung. Einwilligungen, auch zu Angaben über Allergien und Unverträglichkeiten, kann jede Person nur für sich selbst erteilen; die mitangemeldete Person erteilt ihre Einwilligungen (Fotos, Getränke-Sponsor, Speicherung für das nächste Laufgelage, Newsletter, Geschlecht und die Frage, wie sie auf uns aufmerksam geworden ist, eigene Einwilligung zu Allergien) selbst im Abschnitt „Meine Einwilligungen“ ihres Self-Service-Bereichs (Abschnitt 5.7). Nichts ist vorbelegt, nichts wird aus den Angaben der anmeldenden Person übernommen, und eine Einwilligung gilt erst als erteilt, wenn die mitangemeldete Person das jeweilige Kästchen gesetzt und gespeichert hat. Trägt die anmeldende Person Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder Vorlieben ihrer Teampartnerin oder ihres Teampartners ein, brauchen wir deren eigene Einwilligung; dazu Abschnitt 5.4.

5.4 Allergien, Unverträglichkeiten und Vorlieben

Allergien, Unverträglichkeiten und Vorlieben beider Teammitglieder trägt die Person, die das Team anmeldet, in ein gemeinsames Freitextfeld ein. Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten sind Gesundheitsdaten; wir behandeln alle Angaben in diesem Feld so. Wir speichern sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung der jeweils betroffenen Person (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO): Die anmeldende Person willigt mit einem Haken für ihre eigenen Angaben ein und sichert mit einem zweiten Haken zu, daß ihre Teampartnerin oder ihr Teampartner über die sie betreffenden Angaben informiert ist und in deren Speicherung und Übermittlung ausdrücklich eingewilligt hat. Die mitangemeldete Person erhält mit ihrer eigenen Anmeldebestätigung einen Hinweis darauf und kann im Self-Service-Bereich selbst ausdrücklich einwilligen oder erklären, daß sie nicht einwilligt; dann geben wir die Angaben über sie nicht weiter und löschen sie. Da das Feld gemeinsam ist, löschen wir die sie betreffenden Angaben vor der Verteilung, oder sie löscht sie bis dahin selbst im Self-Service-Bereich. Wir geben die Angaben nur an das Gastgeberteam weiter, das für Sie kocht, damit es den Gang für Sie sicher zubereiten kann. Die Gastgeber dürfen die Angaben nur hierfür verwenden und müssen sie nach der Veranstaltung löschen. Die Angabe ist freiwillig; ohne sie können Sie teilnehmen, das Gastgeberteam weiß dann aber nichts von Ihrer Allergie. Ihre Teampartnerin oder Ihr Teampartner kann die Angabe über ihren oder seinen Link im Self-Service-Bereich sehen. Jedes Teammitglied kann seine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und die Löschung der Angaben über sich verlangen (datenschutz@laufgelage.de); bis die Verteilung erstellt ist, können Sie die Angabe auch im Self-Service-Bereich selbst löschen. Wir löschen die Angaben 14 Tage nach der Veranstaltung.

5.5 Was andere Teilnehmer über Sie erfahren

Beim Laufgelage besuchen sich die Teams gegenseitig. Dafür müssen die Teams die nötigen Angaben voneinander erhalten. Das ist Teil der Leistung, die wir Ihnen schulden (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO):

• Wenn Sie Gastgeber sind, erhalten die Teams, die zu Ihnen kommen, mit ihrer Routen-E-Mail Ihren Teamnamen, den vollständigen Namen des Teammitglieds, dem die Kochadresse gehört, die Vornamen beider Teammitglieder, Ihre Kochadresse mit Stockwerk, den Namen am Klingelschild, Ihre Zugangshinweise und Ihre Telefonnummern. Die Routen-E-Mail eines Teams nennt diese Angaben für alle Stationen seiner Route. Bei jedem Anzeigen des Kartenbilds in dieser E-Mail durch Ihre Gäste erhält Google die Koordinaten Ihrer Kochadresse; die Bildadresse enthält keine Namen (Abschnitt 6).
• Wenn Sie Gast sind, erhält das Team, das Sie bewirtet, Ihren Teamnamen, Ihre Vornamen und Ihre Telefonnummern, zusammengefaßt für beide Gastteams die Zahl der Personen, die Getränke mit Alkohol wünschen, die Ernährungsweisen und die Angabe, ob das Essen scharf sein darf, und, nur mit Einwilligung, die Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten und Vorlieben.

Die Teilnehmer dürfen diese Daten nach unseren Teilnahmebedingungen nur für die Veranstaltung und die persönliche Kontaktpflege verwenden und nicht an Dritte weitergeben. Für den Umgang mit den Daten, die Sie selbst erhalten, sind Sie verantwortlich. Davon unberührt gilt: Macht ein Gastgeber nachvollziehbar geltend, daß ein Teilnehmer in seiner Wohnung einen Schaden verursacht hat, teilen wir ihm auf Verlangen Name und Kontaktdaten dieses Teilnehmers mit, damit er seine Ansprüche verfolgen kann (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO).

5.6 Zahlung über PayPal

Die Teilnahmegebühr zahlen Sie über PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg); dort können Sie auch mit Kreditkarte oder per Lastschrift zahlen. Ihre Zahlungsdaten geben Sie unmittelbar bei PayPal ein; wir und unser Dienstleister erhalten keine Karten- oder Kontodaten. Die Bezahlkomponente lädt Ihr Browser von PayPal erst, nachdem Sie auf „Zahlungspflichtig anmelden“ geklickt haben; PayPal erhält dabei technische Gerätedaten und Ihre IP-Adresse, und die Komponente legt einen Eintrag im lokalen Speicher Ihres Browsers an (Abschnitt 6, Speicherung im Endgerät). Wir binden sie ein, weil die von Ihnen gewünschte Zahlung sonst nicht möglich ist. Die Plattform übermittelt PayPal den Betrag, den Verwendungszweck und eine Vorgangsnummer und erhält den Zahlungsstatus, die Transaktionskennung und die E-Mail-Adresse des Zahlers zurück. Erstattungen veranlassen wir über PayPal. PayPal ist für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich; es gilt dessen Datenschutzerklärung (https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full). Rechtsgrundlage ist der Teilnahmevertrag (lit. b).

Während des Bezahlvorgangs speichert die Plattform Ihre Formulareingaben höchstens 90 Minuten zwischen, damit die Anmeldung nach der Zahlung abgeschlossen werden kann.

5.7 Self-Service-Bereich, Abmeldung und Warteliste

Mit Ihrer eigenen Anmeldebestätigung oder, wenn Sie auf die Warteliste kommen, mit Ihrer Wartelistenmitteilung erhalten Sie, wie Ihre Teampartnerin oder Ihr Teampartner, einen eigenen persönlichen Link zum Self-Service-Bereich. Der Link enthält einen Schlüssel, der die Daten Ihres Teams und im Abschnitt „Meine Einwilligungen“ nur Ihre eigenen Einwilligungen freigibt; die Einwilligungen der anderen Person können Sie dort weder sehen noch ändern. Bitte geben Sie den Link nicht weiter. Dort können Sie Ihre sonstigen Angaben und die Ihres Teams ändern und Ihr Team abmelden, bis die Verteilung erstellt ist; danach wenden Sie sich dafür bitte an kontakt@laufgelage.de. Teams auf der Warteliste können sich dort auch danach abmelden. Meldet eine Person das Team ab, wirkt das für beide; die andere Person wird davon per E-Mail unterrichtet. Ihre Einwilligungen können Sie dort bis zum Ende des Veranstaltungstages erteilen, ändern und widerrufen; einen Widerruf können Sie jederzeit auch per E-Mail an datenschutz@laufgelage.de erklären. Wird die Einwilligung zum Besuch des Getränke-Sponsors widerrufen, nachdem wir die Besuchsliste übergeben haben, teilen wir dem Sponsor den Widerruf mit; eine Einwilligung zum Besuch des Getränke-Sponsors, die erst nach der Übergabe der Besuchsliste erteilt wird, können wir für den Besuch nicht mehr berücksichtigen. Zum Nachweis speichern wir zu jeder Einwilligung die Person, den Zeitpunkt, die Sprache und die Fassung des Wortlauts. Wer sich nach dem Anmeldeschluß anmeldet oder bei Überzeichnung keinen Platz erhält, kommt auf die Warteliste; rückt ein Team nach, verarbeiten wir seine Daten wie die aller Teilnehmer.

5.8 Tickets und Einlaßbändchen

Nach der Anmeldung erhält jeder Teilnehmer ein Ticket mit einem persönlichen QR-Code. An den Bändchen-Ständen und an der Abendkasse scannen Mitglieder und Helfer unseres Vereins den Code über einen zeitlich befristeten Zugang (Scannerlink) oder suchen nach Ihrem Namen oder Ihrer vollständigen Telefonnummer, wenn Sie den Code nicht vorzeigen können; Sie erhalten dann Ihr Einlaßbändchen. Vor dem Scan werden keine Personendaten angezeigt; danach erscheinen Ihr Name, Ihr Teamname und der Status Ihres Tickets, bei der Suche (Namensteil ab vier Zeichen oder vollständige Telefonnummer) höchstens 20 Treffer ohne Telefonnummer; gespeichert werden Einlösestatus und Zeitpunkt. Beim Einlaß zur Abschlußveranstaltung prüft das Einlaßpersonal nur das Bändchen und Ihr Mindestalter; es erhält keine Anmeldedaten, außer gegebenenfalls dem Namen einer gesperrten Person (Abschnitt 5.9). Rechtsgrundlage ist der Teilnahmevertrag (lit. b).

5.9 Sperrliste

Bis die Anmeldeplattform den Abgleich umsetzt, was bis zum 04.04.2027 erfolgen soll, findet kein automatischer Abgleich statt. Bis dahin gleicht der Vorstand die Anmeldungen vor der Erstellung der Verteilung von Hand mit den Sperreinträgen ab (E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name). Rechtsgrundlage ist wie im übrigen dieser Abschnitt unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO); die Einträge speichern wir so lange wie die der Sperrliste (zwei Jahre, bei schweren Verstößen bis zu fünf Jahre ab der Entscheidung). An die Bändchenstände und das Einlaßpersonal (Abschnitt 5.8) geben wir höchstens den Namen einer gesperrten Person weiter, damit ihr der Einlaß verweigert werden kann. Bis zur Umsetzung setzen wir Sperren nur durch die Ablehnung einer Anmeldung oder durch Einlaßverweigerung nach den Teilnahmebedingungen durch.

Ab der Umsetzung des automatischen Abgleichs, die bis zum 04.04.2027 erfolgen soll, gilt: Wenn Sie sich anmelden, gleichen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer mit einer Sperrliste ab. Auf dieser Liste führen wir Personen, die bei früheren Veranstaltungen schwerwiegend gegen die Teilnahmebedingungen verstoßen haben und deshalb von künftigen Veranstaltungen ausgeschlossen sind (§ 8 Abs. 4 bis 6 der Teilnahmebedingungen). Stimmt eines der Merkmale überein, ist eine Anmeldung nicht möglich; das wird Ihnen vor der Zahlung angezeigt. Die Eingaben einer so abgewiesenen Anmeldung werden sofort verworfen; wir zählen nur, wie oft das vorkommt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse und das der Teilnehmer und Gastgeber, vor erneuten Übergriffen und schweren Störungen geschützt zu werden, zumal die Gänge in privaten Wohnungen stattfinden (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO). Die Liste enthält je Eintrag nur E-Mail-Adresse und Telefonnummer der gesperrten Person, nach Möglichkeit als Prüfwerte (Hashwerte, aus denen sich Adresse und Nummer nicht zurückrechnen lassen), die Kategorie des Sperrgrundes, das Datum der Entscheidung und das Ablaufdatum. Über eine Aufnahme entscheidet der Vorstand oder gemeinsam die beiden von ihm bestimmten Ressortverantwortlichen für das Laufgelage; wer aufgenommen wird, erhält eine Mitteilung in Textform (etwa per E-Mail) mit Grund und Dauer. Sperren gelten zwei Jahre, bei schweren Verstößen bis zu fünf Jahre. Wir löschen die Einträge mit Ablauf oder Aufhebung der Sperre, aus technischen Gründen spätestens binnen 14 Tagen. Sie können jederzeit die Überprüfung einer Sperre verlangen und der Verarbeitung widersprechen (Abschnitt 14). Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung liegt nicht vor: Der Abgleich setzt nur die Entscheidung des Vorstands um.

5.10 Freiwillige Zusatzangaben bei der Anmeldung

• Speicherung über die Veranstaltung hinaus und Gang-Historie. Mit Ihrer Einwilligung speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und die Gänge, die Sie gekocht haben, für das nächste Laufgelage, damit Sie beim nächsten Mal möglichst nicht wieder denselben Gang kochen müssen. Die Plattform berücksichtigt die gespeicherten Gänge bei der Verteilung; einen anderen Gang kann sie beim nächsten Mal aber nicht in jedem Fall zuteilen. Zum Vorausfüllen der Anmeldung verwenden wir die Angaben nicht. Wir löschen die Angaben zwölf Monate nach dem Ende der Veranstaltung, es sei denn, Sie willigen bei einer neuen Anmeldung erneut ein (lit. a).
• Besuch durch einen Getränke-Sponsor. Mit Ihrer Einwilligung geben wir unserem Getränke-Sponsor, derzeit die Red Bull Germany GmbH & Co. KG, Osterwaldstraße 10, 80805 München, Ihre Vor- und Nachnamen, Ihre Mobilnummer, Ihre Kochadresse mit Stockwerk und Klingelschild, Ihren Getränkewunsch (mit oder ohne Alkohol) und den Gang, bei dem er Sie besucht, weiter, damit er Sie während des Laufgelage besucht und für Sie und Ihre Gäste Getränke zubereitet (lit. a). Jedes Teammitglied willigt für sich selbst ein. Die Kochadresse geben wir nur weiter, wenn auch die Person eingewilligt hat, in deren Wohnung gekocht wird. Der Getränke-Sponsor darf die Angaben nur für diesen Besuch verwenden und nicht für weitere Werbung; im übrigen ist er für die weitere Verarbeitung selbst verantwortlich. Wechselt der Sponsor, geben wir Ihre Daten erst weiter, wenn Sie für den neuen Sponsor erneut eingewilligt haben.
• Ankündigungen künftiger Laufgelage (Abschnitt 4).

Die Teilnahme hängt von keiner dieser Einwilligungen ab. Sie können jede Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

5.11 Erstattung bei Ausfall eines Ganges

Beantragen Sie nach dem Ausfall eines Ganges die Erstattung Ihrer Verpflegungskosten (§ 10 Abs. 5 der Teilnahmebedingungen), verarbeiten wir die Angaben aus Ihrem Antrag: den ausgefallenen Gang, den Zahlungsbeleg, IBAN, BIC und den Namen des Kontoinhabers. Wir verwenden sie nur, um den Antrag zu prüfen und die Erstattung zu überweisen; Rechtsgrundlage ist der Teilnahmevertrag (lit. b). Antrag und Beleg bewahren wir als Buchungsbeleg auf (Abschnitt 12).

6. Dienstleister und technische Dienste der Anmeldeplattform

Die Anmeldeplattform betreibt in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen die Philip Sebastian Lissmann & Steve André Withers GbR, Würzburg (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Sie setzt mit unserer Genehmigung folgende weitere Auftragsverarbeiter ein:

Anbieter	Aufgabe	Ort
Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland (Google Cloud, Firebase)	Server, Datenbank, Anwendungslogik, Auslieferung der Webseiten, Server-Protokolle	Datenbank in Belgien und den Niederlanden, Anwendungslogik in Belgien; Auslieferung der Webseiten über ein weltweites Netz; Anmeldedienst für die Konten unserer Administratoren in den USA; Server-Protokolle ohne feste Region
Lettermint B.V., Zwolle, Niederlande	Versand der E-Mails (Bestätigungen, Routen, Tickets, Änderungen, Ankündigungen)	EU

Was diese Dienste von Ihnen erfahren. Google Maps Platform und basemap.de arbeiten nicht in unserem Auftrag (Abschnitt 10). Für die Einbindung dieser Dienste und die dadurch ausgelöste Übermittlung an Google und das Bundesamt sind wir verantwortlich; für die weitere Verarbeitung dort die Anbieter selbst. Google Maps Platform (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): Erst nachdem Sie im Anmeldeformular oder im Self-Service-Bereich den Datenhinweis bestätigt haben, sendet Ihr Browser beim Eingeben Ihrer Kochadresse die eingegebenen Zeichen, Ihre IP-Adresse und technische Browserdaten an Google, um Adreßvorschläge anzuzeigen. Die Koordinaten der Kochadresse ermittelt die Plattform aus dem gewählten Adreßvorschlag; Google erhält dabei nur die zuvor genannten Angaben (eingegebene Zeichen, IP-Adresse, Browserdaten), keine Namen. Eine serverseitige Umrechnung von Adressen in Koordinaten findet nur bei Datenimporten statt, ebenfalls ohne Namen. Die Routen-E-Mail enthält ein Kartenbild, das Ihr E-Mail-Programm beim Anzeigen oder Laden der Bilder von Google lädt; dabei erhält Google die IP-Adresse des Lesers und die Koordinaten der drei Kochorte der Route. Die Bildadresse enthält keine Namen. Lädt Ihr E-Mail-Programm Bilder über einen Google-Dienst (etwa Gmail), kann Google den Abruf Ihrem Konto zuordnen; manche Programme laden Bilder schon beim Empfang der E-Mail. Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Programm das Laden von Bildern abschalten, entfällt diese Übermittlung; das Kartenbild wird dann nicht angezeigt, und die Angaben zur Route stehen im Text der E-Mail. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Adreßerfassung, an plausiblen Wegen und an einer verständlichen Routenkarte für die Teams (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO). Google kann Daten in die USA übermitteln; dafür gelten nach den Angaben von Google das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln (Abschnitt 11).

basemap.de (Bundesamt für Kartographie und Geodäsie, Richard-Strauss-Allee 11, 60598 Frankfurt am Main): Die Karte des Veranstaltungsgebiets im Anmeldeformular ist zunächst zugeklappt. Erst wenn Sie sie aufklappen, lädt Ihr Browser Kartenkacheln von basemap.de; dabei erhält das Bundesamt Ihre IP-Adresse, Ihre Browserkennung und den angezeigten Kartenausschnitt. Die Server stehen in Deutschland. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen vor der Anmeldung zu zeigen, ob Ihre Kochadresse im Veranstaltungsgebiet liegt (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherung im Endgerät. Die Anmeldeplattform speichert in Ihrem Browser nur folgende Einträge, die für die Anmeldung und den Self-Service-Bereich unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): im Sitzungsspeicher den Vermerk, daß Sie den Datenhinweis bestätigt haben (bis Sie den Tab schließen); im lokalen Speicher die gewählte Sprache, Deutsch oder Englisch, nur wenn Sie die Sprache umgestellt haben; im Administrationsbereich, den nur Administratoren unseres Vereins nutzen, die Anmeldesitzung und Arbeitseinstellungen. Die Plattform setzt keine Cookies. Die Bezahlkomponente lädt Ihr Browser von PayPal erst, nachdem Sie auf „Zahlungspflichtig anmelden“ geklickt haben; PayPal erhält dabei technische Gerätedaten und Ihre IP-Adresse. Die Komponente legt einen Eintrag mit einer zufälligen Kennung im lokalen Speicher Ihres Browsers an, der der Abwicklung und Absicherung der Zahlung dient. Wir binden die Komponente ein, weil die von Ihnen gewünschte Zahlung sonst nicht möglich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); für die Verarbeitung durch PayPal ist PayPal selbst verantwortlich (Abschnitt 5.6).

7. Fotos und Videos

Bei der Abschlußveranstaltung und auf öffentlichen Veranstaltungsflächen fertigen wir und von uns beauftragte Fotografen Übersichts- und Stimmungsaufnahmen. In den Wohnungen der Gastgeber fotografieren wir nicht. Aufnahmen, auf denen Personen nur als Teil einer Menge oder als Beiwerk erscheinen, verwenden wir zur Berichterstattung und zur Werbung für künftige Laufgelage auf unserer Website und unseren Auftritten in sozialen Netzwerken; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Bewerbung der Veranstaltung (lit. f). Aufnahmen, auf denen Sie einzeln erkennbar sind, veröffentlichen wir nur mit Ihrer Einwilligung (lit. a), die Sie bei der Anmeldung oder vor Ort erteilen und jederzeit widerrufen können. Sie können einer Aufnahme vor Ort widersprechen; wir veröffentlichen dann keine Aufnahme, auf der Sie erkennbar sind.

Fotowettbewerb „Goldener Kochlöffel“. Am Wettbewerb nehmen Sie teil, indem Sie unserem Instagram-Account @goldenerkochloeffel per Direktnachricht ein Foto Ihres Gerichts senden, auf dem das aktuelle Semester erkennbar ist, zusammen mit Ihrem Teamnamen, dem Gang und einer kurzen Beschreibung des Gerichts. Diese Angaben verwenden wir nur intern, um die Beiträge zuzuordnen, um anhand des Teamnamens und der Verteilung zu prüfen, ob Sie am Laufgelage teilgenommen und den Gang gekocht haben, um Manipulationen der Abstimmung, etwa durch automatisierte Konten, zu erkennen und um den Wettbewerb durchzuführen (lit. b und f); die Direktnachrichten löschen wir in der Regel nach dem Laufgelage, spätestens 30 Tage danach. Die Fotos der Gerichte veröffentlichen wir, nach Gängen zu Collagen zusammengestellt, als Instagram-Story zur Abstimmung durch unsere Follower und danach dauerhaft in den Story-Highlights des jeweiligen Laufgelage; Ihr Name und Ihr Profil werden dabei nicht genannt. Sind auf einem Foto Personen zu erkennen, veröffentlichen wir es nur, wenn uns deren Einwilligung vorliegt (lit. a); bitte schicken Sie sie uns mit der Einsendung, eine kurze Nachricht der abgebildeten Person genügt. Ohne sie nehmen wir das Foto nicht in die Collage auf. Die fortdauernde Anzeige in den Story-Highlights stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation des Wettbewerbs (lit. f); auf Ihre Bitte an datenschutz@laufgelage.de entfernen wir Ihr Foto unverzüglich (Abschnitt 14). Die Gewinner besuchen wir persönlich und überreichen einen Preis; dafür erfragen wir ihre Adresse, die wir nur hierfür verwenden und nach dem Besuch löschen (lit. b). Nur mit Ihrer Einwilligung fertigen wir dabei ein Foto von Ihnen mit Ihrem Gericht an und veröffentlichen es als Beitrag auf Instagram (lit. a); die Einwilligung holen wir per Direktnachricht ein und bewahren diese Nachricht, abweichend von der Löschung der übrigen Direktnachrichten, als Nachweis auf, solange das Foto veröffentlicht ist, und nach einem Widerruf noch drei Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres des Widerrufs (Abschnitt 12); das Foto bleibt sichtbar, bis Sie die Einwilligung widerrufen. Für die Verarbeitung auf Instagram selbst ist Meta verantwortlich (Abschnitt 9).

8. Kontakt mit uns

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben (kontakt@laufgelage.de, datenschutz@laufgelage.de), verarbeiten wir Ihre Adresse und den Inhalt der Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist der Teilnahmevertrag, soweit Ihre Anfrage ihn betrifft (lit. b), im übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (lit. f). Unsere E-Mail-Postfächer betreibt die STRATO GmbH (Abschnitt 3.1) in unserem Auftrag. Wir löschen die Nachrichten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort eintragen, zu demselben Zweck und auf derselben Grundlage. Das Formular speichert die Eingaben in der Datenbank unserer Website bei STRATO und leitet sie über den E-Mail-Server von STRATO an uns weiter. Die Einträge löschen wir aus der Datenbank der Website, sobald Ihre Anfrage erledigt ist, spätestens nach sechs Monaten. Auf Nachrichten an datenschutz@laufgelage.de erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung.

9. WhatsApp-Community, Instagram und LinkedIn

Die WhatsApp-Community wird derzeit noch von unserem früheren Plattformdienstleister verwaltet; wir übernehmen sie in Kürze. Die Instagram-Auftritte @laufgelage und @goldenerkochloeffel und eine LinkedIn-Seite des Laufgelage betreiben wir selbst. WhatsApp und Instagram gehören zu Meta (WhatsApp Ireland Limited und Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland), die für die Verarbeitung in ihren Diensten selbst verantwortlich sind; dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Der Beitritt zur WhatsApp-Community ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Teilnahme; alle wichtigen Informationen erhalten Sie auch per E-Mail. Mit dem Beitritt willigen Sie ein, daß Ihre Telefonnummer und Ihr Profilname für uns als Administrator und, je nach Einstellung der Community, für andere Mitglieder sichtbar sind (lit. a); Sie können die Community jederzeit verlassen. Unsere Instagram-Auftritte betreiben wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Kommunikation mit Teilnehmern und Interessenten über die von ihnen genutzten Kanäle (lit. f). Für die Statistiken zu diesen Auftritten, die Meta uns zur Verfügung stellt, sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); Meta hat sich verpflichtet, die Betroffenenrechte insoweit zu erfüllen. Das Wesentliche dieser Vereinbarung finden Sie unter [Link auf die Insights-Ergänzung von Meta]. Unsere LinkedIn-Seite betreiben wir aus demselben Grund (lit. f); Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Für die Seitenstatistiken sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); LinkedIn hat die Erfüllung der Betroffenenrechte insoweit übernommen [Link auf die Vereinbarung von LinkedIn]. Für Übermittlungen in die USA gilt Abschnitt 11.

10. Empfänger im Überblick

• unser Plattformdienstleister und seine Unterauftragsverarbeiter (Abschnitt 6), unser Webhoster und E-Mail-Anbieter STRATO, jeweils weisungsgebunden;
• andere Teilnehmer im Umfang des Abschnitts 5.5;
• PayPal für die Zahlung (Abschnitt 5.6);
• Google Maps Platform (Google Ireland Limited, Dublin, Irland) für Adreßvorschläge, die Umrechnung von Adressen bei Datenimporten und das Kartenbild der Routen-E-Mail und basemap.de (Bundesamt für Kartographie und Geodäsie, Frankfurt am Main) für die Karte des Veranstaltungsgebiets, jeweils als eigenständig Verantwortliche (Abschnitt 6);
• mit Ihrer Einwilligung der Getränke-Sponsor (Abschnitt 5.10);
• die mit der Durchführung betrauten Mitglieder unseres Vereins, soweit sie die Daten für ihre Aufgabe brauchen;
• Behörden, Gerichte oder unsere Rechtsberater, wenn wir dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter, außer mit Ihrer Einwilligung an den Getränke-Sponsor für seinen Besuch (Abschnitt 5.10).

11. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Einige der genannten Anbieter oder deren Mutterunternehmen sitzen in den USA (Google LLC, Meta Platforms, Inc., LinkedIn Corporation). Soweit dabei Daten in die USA gelangen, stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluß der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, und im übrigen auf die Standardvertragsklauseln der Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Zertifizierungsstand: Google LLC am 08.10.2026, einschließlich UK- und Schweiz-Erweiterung; Meta Platforms, Inc. und LinkedIn Corporation. Soweit unsere Auftragsverarbeiter Daten in die USA übermitteln, erhalten Sie eine Kopie der Standardvertragsklauseln auf Anfrage an datenschutz@laufgelage.de; bei Google Maps Platform, Meta und LinkedIn als eigenständig Verantwortlichen verweisen wir auf deren Angaben in ihren Datenschutzerklärungen.

12. Wie lange wir Ihre Daten speichern

Daten	Speicherdauer
Anmelde-, Adreß-, Routen-, Ticket- und Wartelistendaten	Löschung oder Anonymisierung spätestens acht Wochen nach der Veranstaltung
Allergien, Unverträglichkeiten und Vorlieben	14 Tage nach der Veranstaltung; früher bei Widerruf
Formulareingaben während des Bezahlvorgangs	90 Minuten
Zahlungs- und Erstattungsbelege	soweit wir steuerrechtlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO)
Eingaben einer an der Sperrliste gescheiterten Anmeldung (ab Umsetzung des automatischen Abgleichs)	sofortige Löschung
Sperrliste	zwei Jahre, bei schweren Verstößen bis zu fünf Jahre ab der Entscheidung; Löschung mit Ablauf oder Aufhebung, aus technischen Gründen spätestens binnen 14 Tagen
Newsletter	bis zum Widerruf; Anfragen ohne Bestätigung 30 Tage
Speicherung über die Veranstaltung hinaus und Gang-Historie	zwölf Monate nach dem Ende der Veranstaltung; sofort bei Widerruf
Nachweise über Einwilligungen	Nachweise zur Anmeldung (Name, E-Mail-Adresse, Wortlaut, Sprache und Fassung sowie Art und Zeitpunkt der Einwilligung oder Bestätigung und eines Widerrufs): Export an uns vor der Löschung der Veranstaltungsdaten, bei uns drei Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Einwilligung erteilt oder widerrufen wurde, bei der Dienstleisterin Löschung mit den Veranstaltungsdaten; Nachweise zum Newsletter: bei der Dienstleisterin drei Jahre ab dem Ende dieses Kalenderjahres, bei Vertragsende Übergabe an uns
Server-Protokolle der Website	Zugriffsprotokolle sechs Wochen, Fehlerprotokolle fünf Tage
Server-Protokolle der Anmeldeplattform	30 Tage
Datensicherungen	30 Tage rollierend; Löschungen werden in den Sicherungen mit deren Ablauf wirksam
Veröffentlichte Fotos	bis zum Widerruf der Einwilligung oder Ihrem Widerspruch (Abschnitt 14)

Anonymisierte Auswertungen, aus denen sich keine Person mehr bestimmen läßt, bewahren wir ohne Frist auf.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Wenden Sie sich dazu an datenschutz@laufgelage.de.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

14. Ihr Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf unser berechtigtes Interesse stützen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO); das gilt insbesondere für die Sperrliste (Abschnitt 5.9) und für Übersichtsaufnahmen (Abschnitt 7). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Den Widerspruch richten Sie formlos an datenschutz@laufgelage.de.

15. Pflicht zur Angabe; keine automatisierte Entscheidung

Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten brauchen wir für den Abschluß und die Durchführung des Teilnahmevertrags. Ohne sie können Sie nicht teilnehmen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

Die Plattform verteilt die Teams mit einem Rechenverfahren auf Gänge und Routen. Das ist eine organisatorische Zuordnung, keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt; der Vorstand kann die Verteilung jederzeit ändern. Auch der Abgleich mit der Sperrliste setzt nur eine zuvor vom Vorstand getroffene Entscheidung um; Sie können jederzeit verlangen, daß eine Person den Abgleich und die Sperre überprüft (Abschnitt 5.9). Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; über wesentliche Änderungen, die Ihre laufende Anmeldung betreffen, informieren wir Sie per E-Mail.